Conferenze stampa: tre piccoli segreti utili

Sono tanti i lavori che, nel loro insieme, vanno a formare quell’attività complessa e avvincente che è la gestione della comunicazione di un’azienda piccola o grande. Ma pochi sono emozionanti come l’organizzazione conferenze stampa: occasioni uniche per annunci importanti come fusioni, nuovi prodotti, o l’introduzione di una tecnologia innovativa, che si desidera ovviamente far arrivare al pubblico nella forma migliore e tramite canali qualificati, che sia a livello nazionale oppure locale. Non è possibile, naturalmente, ridurre un lavoro così rilevante a semplici regolette elementari; si possono però identificare pochi consigli validi, e semplici, per iniziare la progettazione con il piede giusto:

1) Scegliere con cura chi parlerà, e prepararli con attenzione

Questo primo suggerimento potrebbe, a qualcuno, sembrare poco riguardoso di quanto siano in effetti importanti le notizie e le comunicazioni, di ogni tipo, che saranno contenuto della conferenza stampa in oggetto, ma in realtà non fa che esprimere una regola ben nota e testata della comunicazione di qualunque idea: il canale vale quanto il messaggio, e la selezione delle persone che esporranno i vostri annunci – così come il modo in cui lo faranno – peserà quasi certamente, sull’effetto finale e sulla ricezione delle notizie importanti che dovete annunciare, molto più del contenuto delle notizie stesse. Come scegliere? La logica raccomanderebbe di dare il compito ad un esperto di comunicazione o di marketing, ma d’altro canto, sia per un fatto di corretttezza che anche di efficacia comunicativa e d’immagine, è importante dare voce a chi è stato più coinvolto negli eventi che si andranno a spiegare. La scelta migliore è quindi quella di accoppiare le cose, affidando la gestione e il coordinamento della comunicazione ad un esperto del settore, e riservando ruoli e parti precise a chi ha portato, nei fatti, a far accadere quanto stiamo raccontando ai giornalisti.

2) Identificare una location appropriata

Non sempre la sede della propria azienda, per tante ragioni, è la scelta ideale per accogliere la vostra importante conferenza stampa. Una motivazione può essere quella di mancare dei locali adatti ad accogliere il numero di reporter e giornalisti che vi aspettate intervengano all’evento; in tal caso, è consigliabile cercare fra gli hotel e i centri direzionali della zona una sala da prendere in affitto che abbia le dimensioni necessarie. Inoltre, un fattore importantissimo per assicurarvi che quanto detto alla vostra conferenza stampa arrivi sulle pagine dei giornali è quello di dare ai giornalisti un modo agevole e veloce di riportare alla redazione quanto avranno sentito: assicuratevi che la copertura Wi-FI, e se ci sarà la Radio quella ISDN, siano eccellenti. In breve, fate sì che tutto sia il più possibile semplice e comodo per i giornalisti.

3) Realizzare una Cartella Stampa a regola d’arte

Per qualche ragione, capita spesso che la cartella stampa venga preparata all’ultimo momento, in fretta e furia, e senza la necessaria cura dei dettagli. È una pessima idea. Al di là del comunicato stampa che contiene, che deve evidentemente essere chiaro e ben scritto anche solo per essere preso in considerazione dai giornalisti, la cartella stampa è un materiale promozionale, che deve saper muovere l’interesse del giornalista perché questi decida di scrivere un articolo e pubblicare la notizia sul suo giornale – il nostro scopo. Inoltre, la buona fama costruita oggi, con un giornalista, può significare un’intervista – e pubblicità gratis – domani.