Cinque domande da fare alla software house prima di acquistare un gestionale per hotel

Un gestionale per hotel è uno strumento indispensabile per la gestione corretta e produttiva di una struttura ricettiva: senza, interi reparti rimarrebbero senza le informazioni di cui hanno bisogno per funzionare. Un gestionale per hotel facile ma completo dovrebbe essere dotato di funzionalità minime ma indispensabili. Per aiutarti a valutare il migliore per la tua attività, ecco cinque domande da fare alla software house prima dell’acquisto!

Uno: come funziona l’assistenza?

L’assistenza di un PMS per alberghi dovrebbe funzionare 24 ore su 24, 365 giorni l’anno. Chi lavora nell’hotellerie sa che non esistono ferie e turni, ma che si lavora a ciclo continuo: se ciò è vero, il PMS deve poter lavorare altrettanto attivamente e in modo costante, e se qualcosa non funziona devi poter raggiungere l’assistenza in pochi minuti per evitare un blocco totale della struttura.

Due: il sistema è in cloud?

Sarebbe impensabile installare una copia del programma su ogni pc o tablet presente nell’hotel e a disposizione dello staff. Se poi fosse il server ad avere qualche problema, non riusciresti ad accedere da nessuna postazione. Il sistema PMS che scegli deve funzionare in cloud, cioè con un accesso telematico virtuale, in modo da darti accesso a dati ed informazioni dovunque tu sia e in qualsiasi condizioni. Ancora meglio se il sistema può essere installato anche su uno smartphone o un tablet personale, per tenere traccia delle performance anche da remoto.

Tre: quali sono le possibilità di integrazione?

Sicuramente userai sistemi informatici per gestire una parte delle attività dell’hotel. Che sia l’aggancio ad un OTA, al book engine di Google o del tuo stesso sito, un programma per la gestione degli ordini dalla cucina, un sistema telematico di controllo degli accessi, tutti i programmi in uso devono poter essere resi un’appendice del gestionale PMS e funzionare “parlando” uno con l’altro senza problemi. Stila una lista dei programmi che utilizzi e prima dell’acquisto verifica la loro compatibilità con il software gestionale.

Quattro: come verrà gestita la personalizzazione delle funzioni?

Un PMS efficace è personalizzazione, chiaro e facile da usare. Non tutte le strutture hanno gli stessi bisogni: un ostello non avrà probabilmente la cucina, un resort dovrà controllare anche il centro benessere o la sala conferenze, e così via. Tutti i parametri di utilizzo del sistema devono essere personalizzati in modo flessibile per la tua attività, con progressive aggiunte o eliminazioni là dove ti servono, quando ti servono per renderti più facile il lavoro.

Cinque: che tipo di formazione proponete?

Un gestionale per alberghi pratico è un gestionale semplice da usare, ma per qualche giorno avrai sicuramente bisogno di assistenza per imparare a fruirne, e così sarà anche per i tuoi dipendenti. Verifica se l’azienda produttrice mette a disposizione corsi di formazione o lezioni che possono aiutarti nei primi giorni di passaggio da un sistema tradizionale ad uno più moderno, oppure per il primissimo uso del sistema nella tua attività.

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