Conservazione digitale dei documenti: cos’è e come funziona
La conservazione digitale dei documenti (approfondimenti su savinosolution.com) consiste in un insieme di procedure che consente di avere a disposizione tutti i documenti della propria attività in formato elettronico. La conservazione digitale di documenti non è quindi un semplice back up delle carte relative alla propria attività ma un sistema organizzato sicuro, garantito e accertato.
Conservazione digitale dei documenti: perché è importante
La conservazione digitale dei documenti diventa un metodo di fondamentale importanza per gestire in maniera migliore tutte le informazioni storiche, presenti e future della propria attività. Grazie alla conservazione digitale sarà possibile reperire in qualsiasi momento uno o più documenti, evitando lunghe attese o ricerche che possono rivelarsi inutili.
Alcuni documenti datati, possono inoltre andare perduti nel tempo e questo potrebbe comportare un blocco del proprio lavoro.
La conservazione digitale dei documenti è inoltre importante per essere sempre al passo con i tempi in un mondo dove il web sta prendendo il sopravvento sotto ogni punto di vista. La grande maggioranza delle contrattazioni non viene più fatta come una volta, ossia mediante l'incontro tra persone, ma avviene sempre più in formato elettronico, ecco perché diventa fondamentale avere un programma di gestione digitale dei propri documenti.
Soggetti obbligati alla conservazione digitale dei documenti
Non tutte le attività sono soggette all'obbligo di conservazione digitale dei documenti anche se, in via generale, la maggior parte degli imprenditori con una propria attività, dovrebbe avvalersi di questo metodo per preservare al meglio i propri documenti e per snellire e rendere più veloce il processo produttivo.
Secondo quanto previsto dalla normativa in merito, i soggetti che sono obbligati alla conservazione digitale dei documenti sono le pubbliche amministrazioni e alcuni privati per i quali è previsto un preciso obbligo normativo.
Oltre ai soggetti è importante ricordare quali siano i documenti che devono essere conservati in maniera digitale. In particolare possono essere oggetto della conservazione digitale tutti i documenti contabili, amministrativi e fiscali oltre che registri di ogni tipo e reperti informatici.
Per quello che riguarda la forma che devono avere i documenti per la conservazione si hanno tante possibilità. La conservazione digitale può essere fatta per i documenti di testo, per quelli in formato XML, per i fogli di calcolo, per la corrispondenza elettronica ma anche per tutte le registrazioni informatiche relative alle transazioni, come per esempio dei pagamenti.
Modalità di conservazione digitale dei documenti
Per rendere valida ed efficiente la conservazione digitale dei documenti, possono essere scelte diverse modalità. Per quello che riguarda i documenti ci sono due metodi di conservazione: house e outsourcing.
La prima, la modalità di conservazione dei documenti in house, prevede la conservazione all'interno della propria struttura lavorativa. In pratica deve essere predisposto uno strumento all'interno della propria sede, che sia capace di conservare tutti i documenti nel rispetto delle tecniche di conservazione previste dalla normativa in merito. Questo metodo prevede quindi di essere dotati di un software apposito.
La modalità di conservazione digitale dei documenti outsourcing prevede invece che la conservazione venga fatta da soggetti terzi. Per usufruire di questo servizio è importante contattare i cosiddetti conservatori accreditati scegliendoli da un elenco apposito dell'AGID. In questo modo si avrà la certezza che tutti i documenti vengano catalogati nel totale rispetto della legge.
